閉店後の打ち直しをなくす
道の駅の売店や観光案内所では、日中のメモは紙が一番速いものです。出荷者からの電話、お客様に聞かれたこと、売り切れた時刻。ポケットのメモ帳や伝票の裏に走り書きして、閉店後にそれを見ながら日報を打ち直す。この打ち直しをAIに任せる流れを紹介します。
手順は3つです。一日分のメモをスマホで撮る。AIに写真を添付して、下のプロンプトで書き起こしと仕分けを頼む。出てきた文を写真と見比べてから日報に貼る。ここまでで5分ほどです。
コピーして使えるプロンプト
添付した写真は、道の駅の売店で今日書いた手書きメモです。
次の2段階で出力してください。
1. 書き起こし
紙に書いてある文字を、順番も表記もそのまま書き起こす。
読めない箇所は【読めず】、迷う字は【1か7】のように候補を書く。
文章に整えたり、言葉を補ったりしない。
2. 日報への仕分け
1の内容だけを「事実／数字／気づき／次の一手」の4見出しに振り分ける。
1にない内容は足さない。どの見出しにも入らないものは「その他」に残す。
なぜ「書き起こし」と「仕分け」を分けるのか
最初から「このメモで日報を書いて」と頼むこともできます。ただ、手書きの読み取りには読み違いが混じります。いきなり文章にさせると、読み違えた言葉が自然な文に溶けてしまい、紙と見比べても見つけにくい。先に原文どおりの書き起こしを出させれば、写真と並べて30秒で確かめられます。確かめた後の仕分けは、9月初めに紹介した「事実・数字・気づき・次の一手」の4行の型と同じなので、そのまま日報に貼れます。
もう一つの理由は、仕分けの結果に自分のメモの癖が出ることです。「その他」ばかりになるなら、メモに数字と次の一手が足りていない証拠です。
読み取りやすいメモと写真のコツ
メモの側でできることは3つ。1行に1件だけ書く。数字には「箱」「人」など単位を添える。生産者名や品種名はカタカナで書く。写真は明るい場所で真上から、メモ帳1ページを1枚に収めます。撮り方の基本は、棚卸しメモを表にした先日の記事と同じです。
一つだけ注意があります。メモにお客様の名前や電話番号が書いてあれば、撮る前に付箋で隠すか、貼る前にその行を消してください。AIに渡す情報は、日報に載せてよい範囲だけにしておくのが安全です。
明日やれる一歩
上のプロンプトをそのままコピーして、明日の閉店後に一日分のメモを1枚撮って試してみてください。【読めず】がいくつ並ぶかで、メモの書き方をどこから直せばいいかが見えてきます。
