電話のメモは「紙に走り書き」で終わりがち
道の駅や観光施設の事務所では、電話が一日に何本も鳴ります。出荷の変更、団体客の予約、取材の依頼。受話器を置いた直後は内容を覚えていても、次の電話が鳴ると細部があいまいになります。走り書きのメモは自分にしか読めず、上司や担当者に伝えるときに口頭で補足が必要になる。ここに小さなロスが積み重なっています。
そこで、走り書きを「そのまま声で読み上げてAIに渡す」やり方をおすすめします。
やり方は3ステップ
- 電話を切ったら、スマホのメモアプリかAIアプリを開き、マイクボタン（音声入力）を押す
- 手元の走り書きを見ながら、30秒ほどで内容を声で吹き込む。言い直しや「えーと」が混じっても構わない
- 吹き込んだ文章の上に、次のプロンプトを貼り付けて送る
以下は電話の後に音声入力した走り書きです。次の形式の議事メモに整えてください。
・件名（1行）
・相手（会社名・部署・名前）
・要件（箇条書き3点以内）
・こちらが対応すべきこと（担当・期限がわかれば明記）
・不明点（聞き漏らしたと思われる項目）
情報がない項目は「未確認」と書き、推測で埋めないでください。
（ここに音声入力した文章を貼る）
例えば「明日の朝、産直コーナーにナスを追加で20ケース入れたい、値札は先方が用意するって言ってた気がする」という吹き込みなら、要件と対応事項が分かれ、「値札の担当は未確認」と不明点に回ります。
なぜこの書き方が効くのか
ポイントは「推測で埋めない」と「不明点」の2行です。AIは話の穴を自然な文章で埋めようとする傾向があるので、この指示がないと聞いてもいない納品時刻が書き込まれることがあります。現場で怖いのは、間違った確定情報が回ることです。不明点を明示させれば、折り返し電話で何を確認すべきかがそのまま分かります。
もうひとつ、音声入力の段階できれいに話そうとしないことも大切です。走り書きを読み上げるだけなら心理的な負担が小さく、続けやすい。整えるのはAIの仕事と割り切ります。
明日やれる一歩
明日最初の電話が終わったら、上のプロンプトをそのままコピーして一度試してください。出てきた議事メモをそのままチャットで担当者に送れば、口頭の補足がどれだけ減るかを体感できます。慣れてきたら、事業所ごとの定型項目（受入日、数量、売場など）をプロンプトの項目に足していくと、自社専用のメモの型ができあがります。
