なぜ日報が「重い」のか
日報や週報がおっくうなのは、書く内容がないからではなく、「文章に整える」手間が重いからです。道の駅の売場担当なら、その日の売れ筋、欠品、お客さまの声、明日の段取りは頭の中にあります。それを「です・ます」で整えて上司が読める形にする作業が、閉店後の疲れた頭には負担になります。
ここをAIに任せると、人がやるのは「事実を箇条書きで残す」ところまでになります。文章化はAIの得意分野なので、役割を分けるだけで負担がかなり軽くなります。
3分で書く型：メモ→AI→確認
手順は3つだけです。
- 1日の終わりにスマホのメモへ箇条書き（5〜8行、単語だけでOK）
- 下のプロンプトに貼り付けてAIに渡す
- 出てきた文章を読み、事実の誤りだけ直して提出
コピーしてそのまま使えるプロンプト例です。
あなたは道の駅の売場担当です。以下の箇条書きメモをもとに、上司へ提出する日報を書いてください。
条件：
- 見出しは「本日の売上・客数」「気づき」「明日の対応」の3つ
- 各見出し2〜3文、全体で300字以内
- メモにない事実や数字は書き足さない
- 「です・ます」調で、感想より事実を優先する
メモ：
・枝豆 午前中に完売、追加入荷なし
・観光バス2台 11時着、レジ待ち10分
・ソフトクリーム 前週比で増加
・明日 枝豆の入荷時間を生産者に確認
週報にしたいときは、日報5日分を貼り付けて「週の傾向を3点にまとめて」と一行足すだけです。
「メモにないことは書かない」が効く理由
現場で試して分かったのは、この一行があるかどうかで日報の信頼性が大きく変わることです。指示がないと、AIは「お客さまに大変喜ばれました」といった、それらしい一文を補ってしまいます。読み手が知りたいのは感想ではなく、枝豆が何時に切れたかという事実です。事実だけを整える道具として使うと、AIは「文章がうまい代筆者」ではなく「聞き取り上手な書記」になります。
もう一つのコツは、メモに数字を1つ入れることです。「混んだ」より「レジ待ち10分」の方が、週報にまとめたときに人員配置やレジ台数の改善につながります。観光施設や6次産業の加工場でも、この考え方はそのまま使えます。
明日やれる一歩
明日の閉店後、上のプロンプトをそのままコピーし、メモ欄だけ自分の1日に書き換えて試してみてください。提出前に読み直す時間を含めても、3分あれば足りるはずです。
