日報が重いのは「文章にする」工程のせい
道の駅の売店や観光案内所で、閉店後に日報を書くのに20分かかっている。そんな声をよく聞きます。時間がかかる原因は、出来事を思い出す作業ではなく、それを読める文章に組み立てる作業です。ここをAIに任せると、人がやるのは「メモを箇条書きにする」だけになります。
型はシンプルで、次の4行です。
- 事実（何があったか）
- 数字（客数・売上・在庫など）
- 気づき（現場で感じたこと）
- 次の一手（明日どうするか）
この4行がそろっていれば、AIは自然な日報に整えられます。逆に「今日は忙しかった」だけでは、AIも中身のある文章にはできません。
そのまま使えるプロンプト例
以下をコピーして、メモ部分だけ差し替えてください。
あなたは道の駅の店長補佐です。以下のメモを、上司に送る日報に整えてください。
条件: 見出しは「本日の状況」「数字」「気づき」「明日の対応」の4つ。
各項目は2〜3文。誇張せず、メモにない事実は追加しない。
メモ:
- 事実: 三連休初日。午前中に県外ナンバーの団体客が2組
- 数字: 客数320人（先週同曜日比+40）、枝豆は14時に完売
- 気づき: 枝豆を探して帰ったお客様が3組いた。POPが小さく気づかれにくい
- 次の一手: 明日は枝豆の入荷を1.5倍にし、入口にPOPを追加
週報も同じ型で作れます。月曜から金曜の日報を5本まとめて貼り、「週報として要点を3つに絞り、来週の課題を1つ挙げて」と指示するだけです。
なぜ「4行メモ」が効くのか
現場で試して分かったのは、AIの出来を左右するのは文章力ではなく、メモに「数字」と「次の一手」が入っているかどうかだということです。数字があると先週との比較ができ、次の一手があると上司はその場で判断できます。AIはこの2つを膨らませて文章にするのが得意です。
もう一つの効果は、メモを4行に分けると、書く側の頭も整理される点です。「気づき」の欄が空欄のままだと、その日は現場を見ていなかったと自分で気づけます。日報が報告書から、翌日の改善メモに変わっていきます。
明日やれる一歩
上のプロンプトをそのままコピーし、明日の閉店後に4行メモだけ書いてAIに渡してみてください。出てきた文章を確認して送るまで、3分で終わるかどうか時計で測ってみると、効果が実感しやすくなります。
