長いメールに向き合う前に「3行」で全体をつかむ
観光案内所や道の駅の事務所には、旅行会社からの団体予約の相談、イベント出店の依頼、自治体からの調査依頼など、スクロールが必要な長さのメールが毎日届きます。全文を読んで、返信の文面を考えて、送る前に見直す。この一連の作業に1通あたり15分かかっている方も少なくないでしょう。
AI活用の基本動作は「要約と返信案を分けて頼む」ことです。まず3行に要約させて用件を把握し、そのうえで返信案を作らせる。この順番を守るだけで読み落としが減り、返信の質が安定します。
そのまま使えるプロンプト例
以下をコピーして、末尾にメール本文を貼り付けるだけで動きます。
次のメールを読んで、以下の順で出力してください。
1. 3行要約（相手の用件／締切や日付／こちらに求められている行動）
2. 返信案（丁寧なビジネスメール。冒頭は「お世話になっております」から。
判断が必要な箇所は【要確認】と書き、勝手に決めないこと）
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（ここにメール本文を貼る）
たとえば旅行会社から「10月の団体昼食20名、アレルギー対応の可否、大型バスの駐車可否」を尋ねる長文が届いたとします。3行要約で「用件・日付・求められている行動」が並ぶと、返信で答えるべき項目が漏れません。産直コーナーへの出店依頼や、地域イベントの協力依頼でも同じ型が使えます。
なぜ「3行要約を先に」が効くのか
いきなり返信案だけを頼むと、AIは本文の一部を見落としたまま、もっともらしい文章を書いてしまうことがあります。先に要約を出させると、AIが読み取った内容を人間が確認でき、ずれがあればその場で直せます。返信案は要約を土台に組み立てられるため、精度が上がります。
もうひとつのコツが【要確認】の指示です。「大型バスは入れますか」に対してAIが「可能です」と勝手に答えると事故のもとです。判断が要る箇所に印を残させることで、担当者は確認すべき点だけに集中できます。現場で試すと、返信の速さより「答えを決めていない箇所が見える」ことの安心感のほうが大きいと感じるはずです。
明日やれる一歩
明日の朝、受信箱で一番長いメールを1通選び、上のプロンプトをそのままコピーして試してください。要約が合っているか、【要確認】が適切な場所に付いているかを見るだけで、自社に合う使い方が見えてきます。
