「また今度」で消えていく話題
道の駅の運営会議や観光イベントの打ち合わせで多いのは、決まったことより「決まらなかったこと」です。価格をどうするか、出店者に声をかけるか、来年も続けるか。時間切れで「また今度」となり、次回は誰も持ち出さず、気づけば季節が変わっている。
先日の記事では会議メモを「決定事項と宿題」に分ける型を紹介しました。今回はその続きで、残った未決の話題をAIに「持ち越しカード」へ整えさせる技です。
持ち越しカードの4項目
ただ列挙しても、次回また同じ議論になります。決まらなかった理由まで残すのが肝心です。AIに書かせる項目は4つ。論点、割れた意見、決めるのに足りない情報、次回までに誰が何を調べるか。この4つがそろうと、次回は議論の続きから始められます。
コピーして使えるプロンプト
あなたは会議の書記です。以下の会議メモから「決まらなかったこと」だけを抜き出し、
1件ごとに次の4項目で整理してください。
- 論点: 何を決めようとしていたか（一文で）
- 割れた意見: 出た案を、発言どおりの温度感で列挙する
- 足りない情報: 決めるために必要だったのに、その場になかった数字や事実
- 次回までの下調べ: 誰が何を調べるか。メモに担当がなければ「未定」と書く
最後に、上の内容から「次回の議題案」を優先順に3つ以内で提案してください。
決まったことは含めない。メモにない情報は付け足さないこと。
【会議メモ】
（ここに貼る）
例えば秋の収穫祭で出す梨の新商品なら、論点は「価格帯」、割れた意見は「500円台か800円台か」、足りない情報は「原価と昨年の客単価」、下調べは「未定」。議題案には「原価表を見ながら梨商品の価格を決める」が返ってきます。
なぜ「足りない情報」を書かせるのか
決まらなかった理由の多くは、意見の対立ではなく材料不足です。原価が分からないから価格が決まらない、というのが典型です。足りない情報の欄を作ると、話が止まった原因が見えます。次回までにやることが「もう一度議論する」から「数字を一つ持ってくる」に変わり、会議は短くなります。
割れた意見を「発言どおりの温度感で」と指定しているのは、AIが勝手に折衷案にまとめるのを防ぐためです。誰が何にこだわっていたかは、次回に持ち越すべき大事な情報です。
明日やれる一歩
直近の会議メモを上のプロンプトに貼り、出てきた「次回の議題案」を次回の案内メールの冒頭にそのまま載せてみてください。持ち越しが目に見える形になるだけで、「また今度」の数は減っていきます。
