会議の後、いちばん困るのは「結局だれが何をやるの?」
道の駅の運営会議や観光協会の打ち合わせでは、話題があちこちに飛びます。議事録を取っていても、あとで読み返すと「これは決まったのか、検討中なのか」「担当は誰だったか」があいまいなまま、というのはよくある光景です。
AIに議事録を整理させるコツは、「まとめて」と頼まないことです。まとめ方をAIに任せると、当たり障りのない要約が返ってきます。代わりに、出力の「箱」を先に決めてあげます。箱は2つ。決定事項と**宿題(担当・期限つき)**です。
そのまま使えるプロンプトの型
以下をコピーして、末尾に会議メモ(文字起こしや手書きメモの打ち込みでも可)を貼りつけてください。
あなたは会議の書記です。以下の会議メモを読み、次の3つに分けて出力してください。
1. 決定事項: 会議で「決まった」と読み取れることだけを箇条書き。
検討中・保留のものは含めない。
2. 宿題: 「誰が」「いつまでに」「何を」の3点セットで表にする。
担当や期限がメモに書かれていない場合は、推測せず「未定」と書く。
3. 確認が必要な点: 決定か検討中か判断がつかなかった発言を列挙する。
出力は上記の見出し順で。メモにない情報は付け足さないこと。
【会議メモ】
（ここに貼る）
例えば「秋の収穫祭で地元の梨を使った新商品を出す」という話が出た会議なら、決定事項には「収穫祭で梨の新商品を販売する」、宿題には「加工担当が9月末までに試作品を3案つくる」、確認が必要な点には「価格帯は500円台か800円台かで意見が割れたまま」といった形で返ってきます。
なぜこの書き方が効くのか
ポイントは3つ目の「確認が必要な点」を用意していることです。この箱がないと、AIはあいまいな発言を決定事項か宿題のどちらかに無理やり押し込みます。逃げ道を用意すると、AIが勝手に決めつけなくなり、結果として1と2の精度が上がります。
もう1つは「推測せず未定と書く」の一文です。AIは空欄を埋めたがる性質があるため、担当者を勝手に割り当ててしまうことがあります。この一文で、人が判断すべきところが残ります。
明日やれる一歩
直近の会議メモを1本、上のプロンプトにそのまま貼って試してみてください。返ってきた「確認が必要な点」を次回の会議の最初の議題にするだけで、宙に浮いた話がひとつ減ります。会議の型が整うと、AIにできることも増えていきます。
