議事録づくりに30分かけていませんか
会議が終わったあと、メモを整理して議事録に仕上げる作業。30分から1時間かかっている方も多いのではないでしょうか。道の駅の月例ミーティング、観光協会との打ち合わせ、出荷者組合の集まり。会議の数だけ、この「あとしまつ」の時間が積み重なります。
ここはAIに任せられる代表的な仕事です。スマホの録音アプリやボイスレコーダーで会議を録音し、文字起こしした文章をAIに渡して要約させれば、たたき台は数分ででき上がります。
そのまま使えるプロンプトテンプレ
コツは「何を、どんな形でまとめてほしいか」を先に指定することです。次の文章をコピーして、文字起こしを貼り付けるだけで使えます。
あなたは会議の書記です。以下の文字起こしから議事録を作ってください。
条件:
- 「決定事項」「宿題（担当者と期限）」「持ち越し議題」の3つの見出しで整理する
- 発言の言い回しは要約してよいが、金額・日付・数量は原文のまま残す
- 誰の発言か不明な箇所は「（発言者不明）」と書き、推測で補わない
【文字起こし】
（ここに貼り付け）
なぜこの書き方が効くのか
ポイントは、3つの見出しをこちらから指定している点です。「要約して」とだけ頼むと、AIは話題の流れをなぞった感想文のようなものを返しがちです。議事録の価値は「決まったこと」と「誰がいつまでに何をやるか」が一目でわかること。先に器を渡しておくと、AIは中身を仕分けする仕事に集中してくれます。
もうひとつは「推測で補わない」の一文です。AIには空欄をもっともらしく埋めたがる性質があり、聞き取れなかった部分を勝手に創作してしまうことがあります。議事録では小さな捏造が後々の行き違いのもとになるため、わからない箇所はわからないと書かせるのが安全です。
明日やれる一歩
次の会議で、まずスマホの録音を回してみてください。文字起こしはスマホの標準機能や無料アプリで十分です。上のプロンプトをそのままコピーして試し、出てきた議事録を自分の目で確認してから共有する。この「AIがたたき台、人が最終チェック」という分担が、いちばん現実的な時短の型です。
