月曜の朝、記憶が飛ぶのは記録が無いからではない
週明けにパソコンを開いて、「あの見積りの返事、来てたっけ」と手が止まる。道の駅の企画担当なら、秋のイベント出店者への電話、農家さんへの出荷のお願い、チラシの印刷見積り。金曜の夕方には全部頭に入っていたのに、土日をはさむと進み具合があやふやになります。
原因は記録が無いことではありません。カレンダー、送信済みメール、チャット、レジ締めのメモ。痕跡は残っているのに散らばっているから、頭の中で並べ直す作業が重いのです。日報を書く型は9月2日の記事で扱いました。今回は日報が無い週でも成り立つやり方です。
痕跡を3つ貼って、AIに並べ直させる
月曜にやることはコピーして貼るだけ。材料は次の3つです。
- 先週のカレンダーの予定（週表示でコピー）
- 先週の送信済みメールの件名
- 金曜に残した「やりかけメモ」（無くても動きます）
貼ったら、このプロンプトを添えます。
先週の私の仕事の痕跡を貼ります。読んで、次の3つに仕分けてください。
1. 片づいたこと（3行以内。日付順）
2. やりかけ・返事待ち（相手と、何を待っているかを1行ずつ）
3. 今週、最初に手をつけること（1つだけ。理由も1行）
推測で埋めず、痕跡に書いていないことは「不明」と書いてください。
送信メールに対して返信の痕跡が無いものは、「返事待ち」の候補に挙げてください。
【カレンダー】
（貼り付け）
【送信メールの件名】
（貼り付け）
【金曜のやりかけメモ】
（貼り付け）
なぜ「やったこと」より「やりかけ」を出させるか
月曜に知りたいのは成果ではなく「どこで止まっているか」です。終わった仕事は忘れても困りませんが、返事が来ていない見積りや頼んだきりの出荷依頼は、思い出せないまま不安だけが残る。だから2番目に「相手と、待っているもの」を書かせています。
もう1つは、「推測で埋めない」の一行です。AIは足りない情報を自然な文でつなぎたがるので、指定が無いと「印刷所から見積りが届いた」とありもしない一行を作ることがあります。不明と線を引かせておけば、判断材料として安心して読めます。
返信の無い送信メールを候補に挙げさせる指示も効きます。人がやると受信箱を見返す作業ですが、AIには件名の突き合わせだけで足ります。
金曜の30秒で、月曜の2分が決まる
軽く回すコツは、金曜の帰り際に「やりかけ」を1行だけ残すことです。「印刷所の見積り待ち」程度で十分で、これが3つ目の材料になります。ゼロから思い出すのではなく、金曜の自分に一言もらい、AIに並べ直させる。この分担なら月曜の朝は貼って読むだけの2分で終わります。
明日やれる一歩
今日、先週分のカレンダーと送信メールの件名をコピーして、上のプロンプトをそのまま貼ってみてください。「返事待ち」の欄に忘れていた相手の名前が出てきたら、この仕組みは職場で使えます。
