電話を受けながら書いたメモは、たいてい自分にしか読めません。「山田様 折返し 金曜? 20名」。受けた本人はこれで分かっても、翌日に別のスタッフが見たらほとんど暗号です。道の駅や観光施設のように電話の多い職場ほど、この走り書きが伝言漏れや対応忘れの火種になります。そこで今回は、電話メモをAIに渡して「対応履歴」に清書させるプロンプトの型を紹介します。
走り書きが「履歴」にならない理由
電話メモは、書いた瞬間の記憶を前提にしています。日付がない、相手の会社名がない、「折返し」が済んだのか未了なのか分からない。その場のメモとしては用が足りても、あとから読み返す履歴としては穴だらけです。清書とは、この頭の中の前提を全部言葉にする作業です。
プロンプトの型
次の型をコピーして、【電話メモ】の中身だけ差し替えて使います。
以下の電話メモを、対応履歴として清書してください。
条件:
- 「受けた日時／相手／用件／こちらが答えたこと／
次にやること(担当と期日)」の5項目に整理する
- メモに書かれていない情報は推測で補わず、【要確認】と書く
- 一文は短く。敬語は不要
【電話メモ】
7/31 10時ごろ ○○旅行 山田様 バス2台
来月20名→40名に変更? 食事の対応可か
折返しほしい 昼まで
団体客の予約変更、出店者からの納品連絡、営業時間の問い合わせ。電話がかかってくる現場なら、そのまま使えるはずです。
なぜ「5項目+要確認」が効くか
この型の価値は、文章がきれいになることではありません。一番効いているのは「次にやること」の欄です。走り書きの段階では折返しの期日や担当が決まっていないことが多く、清書するとその欄が埋まらない。AIが【要確認】を付けた場所が、そのまま対応漏れの危険地帯を教えてくれます。清書が点検を兼ねるわけです。
もうひとつは「推測で補わない」の一文。これがないと、AIは気を利かせて「40名に変更となりました」と確定した話のように書いてしまうことがあります。20名か40名か決まっていないメモなら、決まっていないまま残るのが正しい履歴です。
明日やれる一歩
上のプロンプトをスマホやパソコンのメモ帳に保存し、明日最初に受けた電話のメモで試してみてください。清書した履歴を共有ノートやチャットに貼っておけば、「あの電話、どうなった?」と聞き回る時間が少しずつ減っていきます。
