断る文面こそAIの出番
産直の取引先からの無理な納品依頼、観光協会からの急なイベント出店要請。断りたいのに、返信文を考えるだけで半日つぶれた経験はありませんか。
断る文面は「気持ちの整理」と「言い方の調整」が要るため、意外と時間がかかります。ここをAIに任せると、下書きが数十秒で手に入ります。
そのままコピーして使えるプロンプト
あなたは新潟の道の駅で働くベテラン担当者です。
次の依頼を、角を立てずに断る返信文を作ってください。
【依頼内容】週末の観光イベントに、産直野菜を200人分出してほしい
【断る理由】収穫量が足りず、品質を保てない
【関係性】毎年お世話になっている観光協会
【条件】感謝を先に／理由は一つだけ／代わりの提案を1つ／300字以内
たとえば繁忙期の直売所で、レジ対応の合間に返信を考える場面を想像してください。【】の4か所を埋めるだけなら、手を止める時間は1分ほどです。足りない情報があれば、AIが「代替日はありますか」などと聞き返してくれるので、そのまま答えれば文面が整います。
なぜこの書き方が効くのか
断り文で失敗しやすいのは、謝りすぎるか、理由を並べすぎることです。理由が多いと「それなら解決できる」と相手に反論の余地を与えてしまいます。そこで「理由は一つだけ」「代わりの提案を入れる」と条件で縛ります。
関係性を書くのも要点です。同じ断りでも、長年の取引先と初対面の相手では適切な温度が違います。AIはこの情報がないと無難で冷たい文面になりがちです。
つまずきやすいのは、出てきた文面をそのまま送ってしまうこと。できもしない代案や事実と違う約束が混ざっていないか、送る前に自分の目で確かめましょう。
明日やれる一歩
今、返信を後回しにしている依頼を一件選び、上のプロンプトの【】の中だけ書き換えて、そのままコピーして試してみてください。出てきた文面を自分の言葉に3割ほど直せば、送れる返信になります。