なぜ「半日」で作るのか
「AIを使ってよいのか、誰も決めていない」。新潟の道の駅や観光施設、加工品を作る6次産業の現場で、よく聞く声です。ルールがないと、まじめな人ほど使うのをためらい、逆に一部の人は顧客名簿をそのままAIに貼り付けてしまう。どちらも会社にとって損です。
大企業のような分厚い規程は要りません。中小企業に必要なのは、A4で1〜2枚、全員が読める分量のルールです。完璧を目指して数か月止まるより、半日で「まず動く版」を作り、3か月後に見直すほうが現場に合います。この記事では、午前中に集まって昼までに配布する前提で手順を組みました。
半日の進め方（4ステップの時間割）
必要なのは、経営者か管理職1人と、実際に日々AIを触っている（または触りたい）スタッフ2〜3人。会議室と付箋があれば十分です。
- 棚卸し（30分）: 「今どの仕事でAIを使っているか、使いたいか」を全員が付箋に書き出します。道の駅なら「SNS投稿文の下書き」「観光客向け英語案内の翻訳」「仕入れ先へのメール文」など、実際の業務名で書くのがコツです。
- 情報の色分け（40分）: 棚卸しで出た業務ごとに、扱う情報を「外に出してよい（公開情報）」「社内限り（売上・仕入価格・未発表の企画）」「入力しない（顧客の氏名・住所・電話、従業員の個人情報）」の3色に分けます。ここが半日で一番大事な工程です。
- ひな形に当てはめる（40分）: 下に載せたひな形を開き、自社の業務名と3色の分類を書き込みます。文章をゼロから考える必要はありません。
- 周知と試運転の宣言（30分）: 完成版を全員に配り、「今日から3か月は試運転。困ったら担当者に聞く」と宣言して終わりです。
この順番には理由があります。先にルール文から書き始めると、抽象的な禁止事項ばかり増えて、現場の誰も自分ごとにできません。先に「自分たちの業務」と「そこで触る情報」を並べてから当てはめると、ルールが自分の仕事に結びついた形で頭に入ります。
ひな形全文（コピーして使ってください）
社名と担当者名を差し替え、【 】の部分を自社の言葉で埋めれば完成します。
株式会社【社名】 AI利用ルール（第1版・試運転中）
制定日: 【年月日】 / 見直し予定: 制定から3か月後 / 担当: 【氏名・役職】
1. 目的
業務の効率化と品質向上のためにAIツールを活用しつつ、
お客様・取引先・従業員の情報を守ることを目的とする。
2. 対象
全従業員（パート・アルバイト・季節スタッフを含む）。
対象ツール: 【例: ChatGPT、Claude、Gemini、Copilot、翻訳AI】
会社が認めていないツールを業務で使うときは、事前に担当者へ相談する。
3. AIに入力してよい情報・いけない情報
○ 入力してよい: 公開済みの商品情報、営業時間、一般的な文章の下書き
△ 社内限り（入力前に担当者へ確認）: 売上数値、仕入価格、未発表の企画・イベント
× 入力しない: お客様・取引先の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、
予約・注文の個人情報、従業員の個人情報、契約書の原文
※迷ったら「×」として扱い、固有名詞を「A社」「お客様」に置き換えてから使う。
4. 出力の扱い
AIが作った文章・翻訳・数値は、必ず人が確認してから社外に出す。
特に、金額・日付・固有名詞・法律や制度に関する記述は原典で確認する。
他社の文章や画像をそのまま複製するような使い方はしない。
5. 認められる使い方の例（自社の業務名で追記する）
【例: SNS投稿の下書き、観光案内の多言語化、報告書の要約、
企画書のたたき台、問い合わせメールの返信案】
6. アカウントとログイン
業務用アカウントは会社で管理する。個人アカウントで顧客情報を扱わない。
パスワードは使い回さず、退職・異動時は担当者がアカウントを整理する。
7. 困ったとき・間違えたとき
入力してはいけない情報を入れてしまった場合は、隠さず速やかに担当者へ報告する。
報告した人を責めない。ルールが分かりにくかった点として次の見直しに反映する。
8. 見直し
3か月ごとに担当者が現場の声を集め、本ルールを改訂する。
3番の「△（社内限り）」は、あえて「担当者に確認」という運用にしています。売上や仕入価格を要約や分析に使いたい場面は実際に多く、一律禁止にすると便利な使い方まで止まってしまうためです。確認の回数が増えてきたら、そのパターンを5番の「認められる使い方」に昇格させていくと、ルールが現場に合わせて育っていきます。また、ひな形は印刷して事務所とレジ裏に貼れる分量に収めています。長い規程は読まれないので、追記したくなっても2枚以内を目安にしてください。
現場でよくある落とし穴
ルールを作ったあとに、実際に起きやすいつまずきを3つ挙げます。
1つ目は「禁止だらけになる」こと。 不安が先に立つと「AIは原則禁止、例外は許可制」という文面になりがちです。すると申請が面倒で誰も使わず、ルールを作った意味がなくなります。ひな形の5番のように「認められる使い方」を先に具体的に書くと、使ってよい範囲がはっきりします。
2つ目は「季節スタッフに届かない」こと。 道の駅や観光施設は繁忙期に短期スタッフが増えます。正社員だけに配って終わると、レジや売店で一番情報に触れる人がルールを知らない状態になります。採用時の説明資料に1枚はさむだけで防げます。
3つ目は「報告したら怒られる空気」。 間違って顧客名を入力してしまったとき、怒られると分かっていれば誰も言いません。ひな形の7番に「報告した人を責めない」と明記したのはこのためです。ルールの文面より、この一文があるかどうかで運用の実態が変わります。
明日やれる一歩
最初の一歩は、ステップ1の棚卸しだけを自分ひとりで先にやることです。付箋でなくスマホのメモで構いません。「今週AIを使った（使いたかった）仕事」を5つ書き出してください。それを持って社内の2〜3人に声をかければ、半日の会議はその場で日程が決まります。ルールは文書ではなく、現場の会話から始まります。
